Die iCloud als Team nutzen

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Wenn wir uns in der Arbeitswelt umschauen, müssen wir oft innerhalb eines Teams zusammenarbeiten können. Ein gemeinsames Projekt steht an und dieses ist nur als Team durchzuführen. Vielleicht werden dem Projekt auch noch externe Mitarbeiter hinzugefügt. Wie kann man aber zusammenarbeiten, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Hierzu gibt es sehr viele Möglichkeiten und unzählige Tools, welche einem das Arbeiten innerhalb eines Teams vereinfachen sollen. Doch wenn man bereits schon klare Vorstellungen von den einzelnen Funktionen hat, die ein solches Programm mitbringen muss, dann wird die Auswahl auf einmal nicht mehr so groß sein. Denn viele wollen möglicherweise so gut es geht, immer nur mit einem Programm arbeiten, nicht aber innerhalb von unzähligen Anwendungen, die „perfekte“ Teamarbeit organisieren.

Kalender, Kontakte, Erinnerungen, Mails… iCloud?
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Nur wenn alle Teammitglieder auf dem aktuellen Stand sind, kann effektiver gearbeitet werden.

Auch wir in der Kreativen Breite haben uns schon so manches Tool angeschaut, aber leider immer wieder feststellen müssen, DIE eine Lösung gibt es (noch) nicht. Jedes Programm hat seine Vor- und Nachteile. Wenn wir uns also überlegen, was wir innerhalb eines Teams benötigen, dann kommen schnell Antworten wie, gemeinsame Kalender, Kontakte, Erinnerungen und Mails. Natürlich kann man diese Liste jetzt noch erweitern und jedes Team hat hierbei seine eigenen Vorlieben und Bedürfnisse, jedoch handelt es sich hierbei um die grundlegenden gemeinsamen Funktionen eines Teams.

Hierzu können wir die iCloud nutzen. Mac-User setzen diese schon bereits innerhalb Ihres Systems ein. Zwar sind alle Funktionen durch einzelne Anwendungen aufzurufen, dennoch arbeiten sie sehr gut zusammen. Was aber ist, wenn ein Mitglied im Team nicht mit einem Mac, sondern mit einem Windows-Notebook arbeitet?

iCloud für Windows – über die Mac-Welt hinaus

Häufig wird im beruflichen Umfeld das Programm „Outlook“ eingesetzt, um eingehende Mails zu beantworten und verwalten zu können. Für dieses Programm gibt es auch eine Schnittstelle als Erweiterung, welche unter dem Namen „iCloud für Windows“ bekannt ist. Bei „iCloud für Windows“ handelt es sich um ein Programm, welches von Apple für Windows-User bereitgestellt wird. Das Programm wir ganz normal unter Windows installiert. Das Besondere ist, dass es eine Schnittstelle zu Outlook bietet, um z.B. den Kalender, Kontakte und Aufgaben aus der iCloud mit Outlook zu synchronisieren. Um diese Möglichkeit zu nutzen, ist es notwendig, Outlook auf dem Rechner bereits installiert zu haben. Nachdem man nun „iCloud für Windows“ installiert hat, kann man innerhalb dieses Programms den Punkt „Kalender, Kontakte und Aufgaben mit Outlook synchronisieren“ auswählen. Hat man diesen Punkt ausgewählt und damit aktiviert, startet man das Programm Outlook. Beim Starten von Outlook, erkennt dieses sofort, dass Daten aus der iCloud zur Synchronisation bereitgestellt werden und es wir ein Plug-In innerhalb Outlooks aktiviert, welches beide Programme miteinander verbindet. Jetzt sieht man auch in den Reitern Kalender, Kontakte und Aufgaben innerhalb Outlooks, die Daten aus der iCloud. Fügt man diesen jetzt z.B. weitere Termine hinzu, werden diese auch auf dem iPhone oder iPad abgeglichen.

Kalender, Kontakte und Aufgaben untereinander freigeben und zusammenarbeiten

Um alle Teammitglieder auf einen aktuellen Stand zu halten oder einen Termin, Kontakt mit anderen zu teilen, muss man diesen den entsprechenden Kalender oder die entsprechende Kontaktgruppe freigeben. Dazu benötigen natürlich alle Mitglieder einen iCloud-Account. Einladungen erfolgen dann direkt über die jeweils zum Account zugehörige E-Mail Adresse. Nachdem die einzelnen Kalender, Kontaktgruppen und Aufgabenlisten an alle Teammitglieder freigegeben wurden, müssen die Einladungen nur noch von den Eingeladenen angenommen werden und schon können Kalender gemeinsam genutzt, Kontakte ausgetauscht oder Aufgabenlisten zugeordnet werden.

Ob mit einem Mac oder mit einem Windows-Rechner, mit den entsprechenden Einstellungen lässt sich für die grundlegende Kommunikation innerhalb eines Teams so eine ansprechende Lösung finden.

Ganz klar, hiermit können nicht alle Möglichkeiten einer Zusammenarbeit innerhalb eines Teams abgedeckt werden, dennoch bietet es doch eine schnelle und unkomplizierte Lösung zum gemeinsamen Austauschen von wichtigen Informationen. Sowohl auf einem Desktop als auch auf den mobilen Endgeräten für unterwegs.

 

Wenn auch Sie eine Lösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Mitarbeiter suchen, um die Zusammenarbeit im Team oder die Kommunikationswege innerhalb Ihres Unternehmens zu vereinfachen, dann nehmen Sie doch einfach mit uns Kontakt auf. Gemeinsam suchen wir nach einer Lösung für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter, damit Ihre Kommunikation und Produktivität noch effektiver wird.
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